Begin februari ben ik met mijn eerste opdracht gestart bij IVT Thuiszorg in ‘s-Hertogenbosch. Ik ben aangenomen om de Teammanagers van de afdeling Hulp bij het Huishouden te begeleiden in een nieuw takenpakket en om dat ook te borgen in de organisatie. Al gauw is de opdracht organisatie breed getrokken en ben ik aan de slag gegaan met het in kaart brengen van een aantal verschillende bedrijfsprocessen. Dit heb ik gedaan met het nieuwe takenpakket van de Teammanagers in het achterhoofd. Op dit moment ben ik aangekomen in de implementatiefase: doorvoeren en borgen in de organisatie.
Kort na mijn start bij IVT Thuiszorg diende de Coronacrisis zich aan. De organisatie ging direct over op actie: samenwerkingsverbanden tussen afdelingen versterkten, communicatiestromen werden efficiënter georganiseerd en standpunten werden ingenomen in de chaos van informatiestromingen die er waren vanuit verschillen instanties. De meeste werknemers van kantoor kwamen thuis te zitten met geïmproviseerde kantoren en schikten zich naar de nieuwe werkomstandigheden. De telefooncentrale van het bedrijf liep over met vragen van zowel klanten als medewerkers. Veel van de klanten zeiden uit angst geïnfecteerd te worden de zorg af. Ook het tekort aan persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) speelde een grote rol. Hoewel IVT de richtlijnen van het RIVM volgt, kwamen door de verschillende informatiestromen (die zo’n beetje allemaal wat anders voorschreven) veel vragen over wie wel en wie niet de PBM kregen. Met zoveel personeel dat hard aan het werk was in de wijken, was het lastig om alles op de juiste manier te stroomlijnen.
Zeker aan het begin van deze crisis viel het werk waar ik voor was aangenomen zowat stil. Toen ik eenmaal in mijn eentje thuis aan het werk was, realiseerde ik mij des te meer dat ik de input van de medewerkers nodig heb om mijn werk te doen. Omdat de prioriteiten ergens anders lagen heb ik ook mijn focus tijdelijk verlegd naar het ondersteunen van de kwaliteitsfunctionaris. Dit hield in dat ik met haar beleidsstukken schreef, nieuwe (tijdelijke) werkprocessen uitwerkte en hielp met het zoeken van de juiste formuleringen om de informatie te communiceren naar de medewerkers in de wijken. In die periode werd mij duidelijk dat het loont om extra energie te steken in het juist verwoorden van een boodschap, dit had steeds veel invloed op hoeveel vragen werden gesteld door de medewerkers.
Na het ondersteunen van de kwaliteitsfunctionaris, heeft deze tijd mij versneld in mijn functie gezet. Waar ik aan het begin van mijn opdracht nog zocht naar de kaders van mijn opdracht, kreeg ik die snel toen alles veranderde. Ik was door het thuiswerken meer op mijzelf aangewezen en kon ik minder makkelijk schakelen met anderen. Dit heeft mij het inzicht gegeven dat ik meer op eigen gelegenheid kan aanpakken, dan ik aanvankelijk dacht te kunnen. In een periode als deze word ik op mijzelf teruggeworpen en op dat moment is het van belang om een stapje terug te nemen en te bedenken: wat het eigen aandeel is in het geheel, waar liggen de prioriteiten op dat moment en hoe kan ik het beste daaraan bijdragen? Ook de organisatie heeft mooie stappen gemaakt. Zo wordt er hard samengewerkt, wordt op regelmatige basis met elkaar overlegd en worden constructieve oplossingen bedacht die structureel in de organisatie ingebed worden.
Het is mooi om te zien dat waar eerder mee geworsteld werd nu geen barrière meer is en sommige collega’s hebben elkaar opnieuw gevonden. Ondanks alle chaos en plotselinge veranderingen, heeft IVT Thuiszorg zich goed staande gehouden. Dat is iets om trots op te zijn!
Door Franske Holsteijn – Team 15